Cập nhật tháng 10/2026: bổ sung bảng so sánh tự vận hành và thuê dịch vụ Fulfillment, số liệu TMĐT năm 2025 (Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số) và chỉ số vận hành mới nhất của Onflow Fulfillment.
Quy trình Fulfillment gồm 5 bước: nhập kho, lưu kho, lấy hàng – đóng gói, bàn giao cho đơn vị vận chuyển và xử lý sau bán (hàng hoàn, đổi trả, thu hộ COD, đối soát). Tại Onflow Fulfillment, 5 bước này chạy trên hệ thống OMS và WMS, xử lý 50.000 đơn/ngày với SLA 98,9%, đóng gói chính xác 99,5%.
Khi mua tại cửa hàng, người mua thử, thanh toán và mang sản phẩm về ngay. Khi mua online, để món hàng đến đúng người, đúng mẫu, đúng kích cỡ và còn nguyên vẹn, phía sau là cả một chuỗi công việc tại kho. Bài viết giải thích từng bước của chuỗi đó và cách doanh nghiệp tối ưu từng bước.
1. Quy trình Fulfillment là gì?
Quy trình Fulfillment là toàn bộ các bước lưu kho và xử lý đơn hàng TMĐT, từ lúc hàng được nhập vào kho đến khi đơn được giao đến người mua và các việc sau bán được xử lý xong.
Theo Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (Bộ Công Thương), năm 2025 quy mô TMĐT bán lẻ Việt Nam ước đạt 31 tỷ USD, khoảng 60% dân số mua sắm trực tuyến.
Với sản lượng đơn ngày càng lớn, mỗi bước trong quy trình Fulfillment đều ảnh hưởng đến tốc độ giao hàng, chi phí và điểm đánh giá gian hàng của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Dịch vụ Fulfillment là gì? Tìm hiểu về FFM từ A–Z
2. Quy trình Fulfillment gồm những bước nào?
Một quy trình Fulfillment chuyên nghiệp gồm 5 bước nối tiếp nhau, mỗi bước được kiểm soát bằng mã vạch và hệ thống quản lý để đơn đi qua kho nhanh, đúng và có thể truy vết.
- Bước 1 – Nhập kho: tiếp nhận, kiểm đếm, nhập hàng theo SKU.
- Bước 2 – Lưu kho: xếp hàng theo vị trí kệ, quản lý tồn kho theo thời gian thực.
- Bước 3 – Lấy hàng, đóng gói: nhận đơn từ các kênh bán, soạn hàng và đóng gói theo quy cách.
- Bước 4 – Bàn giao vận chuyển: phân loại theo đơn vị vận chuyển, bàn giao đúng giờ cắt đơn.
- Bước 5 – Xử lý sau bán: hàng hoàn, đổi trả, thu hộ COD, đối soát và báo cáo.
2.1. Hàng hoá được nhập kho như thế nào?
Hàng từ nhà máy hoặc nhà nhập khẩu được đưa đến kho, nhân viên tiếp nhận, kiểm đếm từng mã sản phẩm, đối chiếu với phiếu nhập và cập nhật số lượng lên hệ thống trước khi đưa vào lưu trữ.
Khi dùng dịch vụ Fulfillment, doanh nghiệp chỉ cần gửi hàng đến kho; số liệu nhập kho hiển thị ngay trên hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS, kết nối với Shopee, Lazada, TikTok Shop và trang web, nên doanh nghiệp theo dõi tồn kho và đơn hàng trên cùng một giao diện.
2.2. Hàng được lưu kho và quản lý tồn kho ra sao?
Sau khi nhập, hàng được xếp vào vị trí kệ có mã riêng do hệ thống quản lý kho WMS chỉ định, quản lý bằng mã vạch và đồng bộ tồn kho với các kênh bán theo thời gian thực.
- Cảnh báo hàng tồn lâu, hàng sắp hết hạn, hàng bán chạy để chủ động nhập thêm hoặc khuyến mãi.
- Xuất hàng theo FIFO (nhập trước xuất trước), FEFO (hết hạn trước xuất trước), LIFO (nhập sau xuất trước) hoặc theo lô, vòng đời sản phẩm.
- Tại Onflow Fulfillment, tồn kho chính xác 99%, hạn chế bán vượt tồn trên các kênh.
2.3. Đơn hàng được lấy hàng và đóng gói thế nào?
Khi có đơn mới, OMS gom đơn từ các kênh bán, tự động xác nhận và chuyển yêu cầu xuống WMS; nhân viên lấy hàng đúng vị trí theo mã vạch, rồi đóng gói theo quy cách thiết lập sẵn trên hệ thống.
Nhân viên không phải ghi nhớ thủ công vật liệu hay yêu cầu riêng của từng nhãn hàng: thư cảm ơn, phiếu bảo hành, quà tặng đều hiển thị trên đơn. Camera tại bàn đóng gói ghi lại quá trình để làm bằng chứng khi cần xử lý khiếu nại. Onflow Fulfillment đạt độ chính xác đóng gói 99,5%.
2.4. Đơn được bàn giao cho đơn vị vận chuyển ra sao?
Đơn đã đóng gói được phân loại theo từng đơn vị vận chuyển và bàn giao đúng giờ cắt đơn của sàn; trạng thái vận đơn cập nhật tự động trên OMS để doanh nghiệp và người mua theo dõi hành trình. Với đơn hoả tốc, giao trong ngày (2h, 4h), hàng được ưu tiên xử lý và bàn giao kịp thời.
Đơn vị Fulfillment chuyên nghiệp kết nối API trực tiếp với nhiều đơn vị vận chuyển, nên xe đến nhận hàng theo lịch cố định, doanh nghiệp không phải tự mang hàng ra bưu cục.
Onflow Fulfillment có 13 đối tác vận chuyển kết nối API, trong đó có SPX, Lazada Express (LEX), GHN, GHTK, giúp duy trì SLA 98,9%.
>>> Xem thêm: Làm thế nào để đạt SLA Shopee, TikTok Shop, Lazada?
2.5. Hàng hoàn, đổi trả và tiền COD được xử lý thế nào?
Sau khi giao, kho tiếp nhận hàng hoàn, kiểm tra tình trạng và tái nhập kho nếu đạt chuẩn; đóng gói đơn mới cho trường hợp đổi hàng; đồng thời theo dõi thu hộ COD và đối soát với đơn vị vận chuyển.
Mọi kết quả được cập nhật trên OMS: số lượng, lý do hoàn, tiền thu hộ COD và báo cáo theo thời gian, sản phẩm, kênh bán. Tại Onflow Fulfillment, tỷ lệ hoàn hàng do lỗi vận hành dưới 1%.
3. Tự vận hành và thuê dịch vụ Fulfillment khác nhau thế nào ở từng bước?
Tự vận hành cho doanh nghiệp toàn quyền kiểm soát nhưng mỗi bước đều tốn người, mặt bằng và dễ sai sót khi đơn tăng; thuê dịch vụ Fulfillment chuẩn hoá cả 5 bước trên hệ thống, đi kèm chỉ số cam kết cụ thể.
| Bước | Doanh nghiệp tự vận hành | Thuê dịch vụ Fulfillment |
|---|---|---|
| Receiving | Tự kiểm đếm, ghi sổ hoặc nhập bảng tính | Kiểm đếm theo SKU, số liệu lên OMS ngay |
| Warehousing | Sắp xếp theo kinh nghiệm, kiểm kê thủ công | Vị trí kệ có mã, tồn kho đồng bộ theo thời gian thực |
| Picking, packing | Vào từng kênh xác nhận đơn, tìm hàng bằng mắt | OMS gom đơn, lấy hàng theo mã vạch, quy cách thiết lập sẵn |
| Carrier handover | Chờ xe đến lấy hoặc tự mang ra bưu cục | Kết nối API với nhiều đơn vị vận chuyển, bàn giao theo giờ cắt đơn |
| Xử lý sau bán | Tự đối soát COD với từng đơn vị vận chuyển | Hàng hoàn, đổi trả, COD, báo cáo tập trung trên OMS |
>>> Xem thêm: Nên dùng mô hình Fulfillment nào để tối ưu chi phí?
4. Quy trình Fulfillment cần những hệ thống nào?
Quy trình Fulfillment cần tối thiểu ba nền tảng: hệ thống quản lý bán hàng đa kênh OMS để gom và xử lý đơn, hệ thống quản lý kho WMS để quản lý vị trí và tồn kho, và kết nối API với các đơn vị vận chuyển.
- OMS (Order Management System): đồng bộ đơn và tồn kho giữa các kênh bán, tự động xác nhận đơn, lưu quy cách đóng gói, theo dõi COD và báo cáo.
- WMS (Warehouse Management System): chỉ định vị trí lưu trữ, lộ trình lấy hàng, quản lý xuất theo FIFO, FEFO hoặc theo lô.
- Kết nối vận chuyển: tạo vận đơn tự động, cập nhật trạng thái giao hàng theo thời gian thực.
5. Quy trình Fulfillment tại Onflow Fulfillment vận hành ra sao?
Onflow Fulfillment vận hành đủ 5 bước trên OMS và WMS tại 3 Fulfillment Center ở TP.HCM và Hà Nội, tổng diện tích 10.000m², xử lý 50.000 đơn/ngày và đã, đang phục vụ 300 doanh nghiệp.
- SLA 98,9%: giao đúng cam kết với sàn TMĐT.
- Tồn kho chính xác 99%: số liệu kho khớp thực tế, hạn chế bán vượt tồn.
- Đóng gói chính xác 99,5%: đúng sản phẩm, đủ quà tặng, đúng quy cách.
- Tỷ lệ hoàn do lỗi vận hành dưới 1%: giảm chi phí và rủi ro điểm vận hành trên sàn.
- 13 đối tác vận chuyển kết nối API, trong đó có SPX, Lazada Express (LEX), GHN, GHTK, cùng hơn 50 đối tác toàn quốc gồm sàn TMĐT, ứng dụng bán hàng và đơn vị vận chuyển.
Tham quan quy trình vận hành tại kho Onflow Fulfillment, từ lúc tiếp nhận hàng hoá đến khi đơn hàng được giao:
Hệ thống Fulfillment Center của Onflow Fulfillment:
- Đường An Phú Đông 13, P. An Phú Đông, TP.HCM.
- RJ78+J5, Đường CN13, P. Tây Thạnh, TP.HCM.
- Số 1 Huỳnh Tấn Phát, Khu CN Sài Đồng B, P. Long Biên, Hà Nội.
6. Chi phí dịch vụ Fulfillment được tính như thế nào?
Chi phí dịch vụ Fulfillment thường gồm phí nhập kho, phí lưu kho, phí xử lý – đóng gói đơn, phí vật tư và phí vận chuyển, thay đổi theo số lượng SKU, sản lượng đơn mỗi tháng và quy cách đóng gói của từng nhãn hàng.
Để nhận phương án vận hành và báo giá phù hợp với danh mục sản phẩm, sản lượng đơn của doanh nghiệp, vui lòng gửi thông tin tại trang Liên hệ của Onflow Fulfillment. Đội ngũ tư vấn sẽ phản hồi sớm nhất với đề xuất cụ thể cho nhãn hàng.
